Cómo tratar los datos personales en un proceso de selección según la nueva LOPD. Las empresas reciben constantemente currículums, incluso cuando no tienen un proceso de selección abierto. Estos currículums contienen datos personales sensibles, por lo que es crucial que las empresas sepan cómo manejarlos para evitar problemas legales. Además, existen varias fases en un proceso de selección, como la publicación de ofertas de empleo y las entrevistas, donde también se recopilan datos personales que requieren un tratamiento adecuado.
La nueva normativa de protección de datos: ¿qué debes saber?
La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) amplía las obligaciones de las empresas en cuanto a la recogida y tratamiento de los datos personales de los candidatos. Esta ley refuerza los derechos de privacidad de los candidatos y obliga a las empresas a garantizar la confidencialidad de estos datos durante todo el proceso de selección.
¿Conoces las obligaciones que impone la nueva LOPD en los procesos de selección?
Si trabajas en Recursos Humanos y te encargas de la selección de personal, es esencial que estés al tanto de la nueva LOPD. En este artículo te explicamos cómo tratar y conservar los datos personales de los candidatos para que tu empresa cumpla con la normativa y evite sanciones. ¡Sigue leyendo y descubre las claves para realizar un proceso de selección conforme a la ley!
Cambios que introduce la nueva normativa en la selección de personal
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que entró en vigor el 25 de mayo de 2018, unifica los criterios de tratamiento de datos personales en procesos de selección en toda Europa. En España, la nueva LOPD del 6 de diciembre de 2018 reemplaza a la antigua legislación en esta materia. La normativa actual aumenta los derechos de los candidatos y establece más obligaciones para las empresas, especialmente en lo que respecta al consentimiento informado.
¿Cuáles son las obligaciones de las empresas en el tratamiento de datos personales?
Con la nueva LOPD, las empresas deben extremar las precauciones al recoger y tratar los datos de los candidatos en cada fase del proceso de selección.
1. Recogida de currículums:
– Al recibir un currículum, ya sea en mano o por correo electrónico, es obligatorio obtener el consentimiento expreso del candidato para tratar y conservar sus datos.
– Si el candidato no da su consentimiento, la empresa está obligada a destruir o eliminar sus datos.
– Si el candidato acepta, los datos solo pueden conservarse durante 24 meses. Pasado este plazo, es necesario volver a solicitar su autorización para seguir utilizándolos.
– En el caso de que se trate de un grupo de empresas, el candidato debe autorizar de forma explícita la cesión de sus datos a otras entidades.
2. Publicación de la oferta de empleo:
– Antes de recopilar datos personales, es fundamental que la empresa informe claramente a los candidatos sobre la recogida y almacenamiento de sus datos.
– Es recomendable incluir una cláusula de consentimiento junto al formulario de inscripción en la oferta de trabajo.
– Las ofertas deben estar redactadas en términos neutros, evitando pedir requisitos relacionados con la edad, género, etnia, creencias religiosas o políticas.
– Las funciones descritas en la oferta deben corresponder exactamente con el puesto ofertado, ya que son vinculantes.
3. Entrevistas a los candidatos:
– En la entrevista, solo deben recogerse los datos estrictamente necesarios para el proceso de selección. Si se requiere información adicional, debe solicitarse el consentimiento por escrito.
– Está prohibido hacer preguntas que revelen datos sobre el estado de salud, vida sexual, ideología o religión del candidato.
– Cualquier test o prueba realizada durante la entrevista que contenga información sensible debe contar con el consentimiento del candidato para almacenar los resultados.
La protección de datos personales en redes sociales
El uso de redes sociales como LinkedIn se ha extendido en los procesos de selección. Sin embargo, es importante saber que existen limitaciones sobre el uso de los datos obtenidos en estas plataformas. Aunque puedes consultar el perfil de los candidatos, no está permitido crear una bolsa de trabajo o almacenar estos datos sin el consentimiento del candidato.
¿Qué sanciones pueden recibir las empresas por incumplir la LOPD?
El incumplimiento de la LOPD en un proceso de selección puede conllevar sanciones que varían desde advertencias hasta multas económicas significativas:
– Acciones correctivas: Advertencias, limitaciones temporales o definitivas e incluso la obligación de adaptar ciertos tratamientos.
– Multas económicas:
– Hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio global por no adoptar medidas de seguridad o no nombrar un delegado de protección de datos.
– Hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio global por violar derechos de los afectados o incumplir principios básicos de tratamiento.
Conclusión
Cómo tratar los datos personales en un proceso de selección. Si gestionas candidaturas, es crucial que conozcas y apliques las medidas necesarias para cumplir con la normativa. Esto incluye obtener el consentimiento de los candidatos, limitar el tiempo de conservación de los datos y respetar su privacidad en cada fase del proceso.
Si sigues estos pasos, no solo protegerás a los candidatos, sino que evitarás sanciones legales para tu empresa. ¡Recuerda siempre respetar la privacidad de los datos personales!
